Об утверждении нового Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г.№635 утвержден «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013 г.). Данным приказом признаны утратившими силу «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации», утвержденные приказом Росархива от 06.07.1998г. №51.

В отличие от «Правил работы пользователей читальных залов...», утвержденный «Порядок использования архивных документов...» распространяется не только на государственные, но также и на муниципальные архивы России. Работа всех пользователей, обращающихся в архивы для ознакомления с документами по различным темам (служебные задания, научно-исследовательская работа, изучение истории своей семьи и т.п.), должна осуществляться с учетом положений данного документа.

«Порядок использования архивных документов...» определяет порядок допуска пользователей в читальный зал, их права и обязанности. В качестве рекомендованного образца к документу прилагается анкета пользователя, претерпевшая существенные изменения. Следует обратить внимание на изменения в форме анкеты: появляются графы «Цель исследования», «Гражданство», «Основание для проведения исследований», «Адрес регистрации по месту пребывания и месту жительства».

Новеллой является также появление раздела «Обязательство - соглашение», в котором изложены, в частности, обязательства соблюдения конфиденциальности в отношении информации ограниченного доступа. Документ определяет порядок доступа пользователей к делам, содержащим сведения о личной и семейной тайне граждан, а также к документам, принятым на особых условиях доступа (п. 3.1.1.). Также следует обратить внимание на регламентацию работы пользователей собственными техническими средствами и на изменения в порядке выдачи документов пользователям.

В «Порядке использования архивных документов...» практически не освещены вопросы копирования и выдачи копий архивных документов по заказам пользователей, поэтому при организации копирования следует руководствоваться «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН».

Начальник отдела использования и публикации документов Е.В.Усачева